Plannen is een groot onderdeel van mijn dag als (Digital) Project Manager. Na 7 jaar on the job kun je zeggen dat ik er behoorlijk goed in ben geworden. Het is genieten, maar ook soms veeleisend. Hoge standaarden, drukte, deadlines en kritische klanten maken het écht een topsport.
Het is dan belangrijk dat je een systeem hebt waar je orde kunt creëren tussen de shit storm aan todo’s. ‘Zen blijven’, if you will. Dit is mijn methode; ik hoop dat het jullie kan inspireren!
Dit is waarom je een systeem moet hebben
Het doel is om dingen die in je hoofd zitten, of op verschillende plekken staan, bij elkaar te brengen, overzicht te creëren, en jou uiteindelijk beter te laten functioneren in minder tijd (efficiëntie).
Vaak denken we dat we die ene afspraak niet hoeven op te schrijven, omdat je die wel onthoudt, om er vervolgens achter te komen dat je een dubbele afspraak hebt staan. Ons vermogen om dingen te onthouden is voorradig. We kunnen eigenlijk helemaal niet zoveel onthouden en onderschatten de moeite die het kost om dat te doen. Hoe fijn is het als je hier geen zorgen over hoeft te maken? Dat al die shit ergens staat en je er pas aan herinnert wanneer dat nodig is!
Hoe ziet mijn systeem eruit?
Mijn persoonlijke systeem is het eindresultaat van het uitproberen van de adviezen van verschillende experts, en is grotendeels geïnspireerd op de methode Getting Things Done (aanrader). Ik hanteer de volgende categorieën in het systeem:
Snel doen: hoge urgentie en/of prioriteit
Dit zijn de taken die ik snel móet doen. Een voorbeeld is ‘de lekkage laten repareren’ (hoge urgentie, hoge prio).
Deze taken deel ik op in twee groepen:
- Taken die ik binnen een kwartier kan doen (small)
- Taken die meer dan een kwartier, maar niet langer dan 4 uur duren (large)
Dit doe ik zodat ik een goede dagindeling kan maken. Ik begin graag met wat kleine taken zodat ik op dreef kom in de ochtend en mijn lijst snel korter wordt (motivatie!). En voor grotere taken heb je nu eenmaal meer ruimte nodig in je agenda.
Wachten: taken waar je iemand voor nodig hebt
Als je een vraag hebt gesteld aan iemand moet je soms wachten op antwoord. Ik zie dit graag als taak zodat ik weet van wie ik nog informatie krijg en wanneer. Bijvoorbeeld: Belastingdienst – vraag over opleiding beantwoorden.
Later: Lage urgentie of lage prioriteit
Als het druk is zijn dit de taken waar je vaak niet aan toe komt. Het zijn taken die je zal doen als je tijd hebt, of pas doet als de urgentie hoger wordt. Bijvoorbeeld: verbeteringen inventariseren voor project x (lage urgentie, hoge prioriteit).
Btw: je kunt je wellicht afvragen of de lage prio’s ooit gedaan moéten worden, of dat je ze beter uit je systeem kunt halen ;-).
Checklist: Terugkerende taken
Dit zijn taken die je elke dag, week of maand doet. Ik zet deze taken sowieso in mijn agenda zodat ik ze niet vergeet. Bijvoorbeeld: elke dag je takenlijst maken, zodat het systeem blijft werken.
Mocht je geïnteresseerd zijn in hoe je de prioriteit bepaald per taak, doe dan eens Challenge 18: Zo stel je prioriteiten.
De todo list in praktijk
Dit is hoe mijn huidige systeem er voor mijn werk (zie IN10 map) er uitziet op moment van schrijven, 10 oktober 2018. Probeer de afkortingen en technische termen te negeren ;-). Ik gebruik de (gratis) app ‘Wunderlist’ op mijn telefoon en desktop.
Zoals je ziet heb ik 4 lijsten die corresponderen met de categorieën:
- Todo
- Waiting
- Backlog (ofwel: later)
- Checklist
Elke taak formuleer ik zo: <klant/project>, <taak>, <optioneel: hoeveel tijd ik er verwacht mee bezig te zijn>, <optioneel: wie ik hierbij nodig heb>. Aanvullend stel ik een einddatum en eventueel een reminder in, en ik kan er wat notities aan toevoegen die me helpen bij het opstarten van de taak, zoals een URL of een belangrijke opmerking die ik niet mag vergeten.
Ik schrijf elke afspraak, vraag, todo of idee zo snel mogelijk op en zet het in de juiste lijst. Zelfs als ik denk dat ik het ga onthouden. En als het kan plan ik dit gelijk in op mijn online agenda of bij iemand anders die beschikbaar is.
Het duurde een tijdje voordat ik hier aan gewend was kan ik je zeggen. Het is best wat moeite in het begin om alles te documenteren namelijk. Maar ik beloof je: het is het meer dan waard. Ik vergeet hierdoor bijna nooit iets, en ik hou overzicht.
FAQ
Waarom niet 1 lijst voor alles?
Overzicht is key. Als je een lijst ziet met 50-100 taken heb je dat niet. Ik raak op een drukke dag in paniek als ik dat zie in de ochtend ;-).
Wunder-hoe?!
Wunderlist: gratis todo list tool
In het originele boek van David Allen wordt Microsoft Outlook genoemd als tool. Ik kan de Wunderlist app aanraden welke op al je devices beschikbaar is. Ik vond het vooral belangrijk dat ik reminders kan instellen en meerdere lijsten kan aanmaken.
Heb jij meer vragen, stel ze in de comments en ik beantwoord ze zo snel mogelijk! 🙂
